Jaarverslag NARIC-Vlaanderen 2016 - NARIC in cijfers - Afhandelingstermijnen en doorlooptijden
Definities
Afhandelingstermijn: periode waarbinnen NARIC een dossier behandelt. Bij het berekenen van de afhandelingstermijnen laten we de wachtperiodes buiten beschouwing. Dit is zo bepaald in de regelgeving, zoals hieronder uitgelegd.
Wachtperiode: periode waarin het dossier van een aanvrager stilligt, omdat NARIC wacht op een actie van de aanvrager zelf.
Doorlooptijd: afhandelingstermijn plus de wachtperiodes. De doorlooptijd geeft een beeld van hoe lang de procedure effectief duurt voor de aanvrager vanaf het indienen van het dossier tot het ontvangen van de beslissing. Op de doorlooptijden heeft NARIC minder controle omdat er actie vereist is van de aanvrager zelf of van een derde partij.
Afhandelingstermijnen
Sinds 1 september 2013 zijn de afhandelingstermijnen vastgelegd in regelgeving.*
* Besluit van de Vlaamse Regering van 14 juni 2013 betreffende de voorwaarden en procedure tot de erkenning van de gelijkwaardigheid van buitenlandse studiebewijzen met Vlaamse studiebewijzen uitgereikt in het basisonderwijs en secundair onderwijs, en sommige Vlaamse studiebewijzen uitgereikt in het volwassenenonderwijs (m.i.v. 1 september 2013) en besluit van de Vlaamse Regering van 14 juni 2013 betreffende de voorwaarden en de procedure tot de erkenning van buitenlandse studiebewijzen uitgereikt in het hoger onderwijs (m.i.v. 1 september 2013)
- vier maanden (120 kalenderdagen) voor de erkenning van de gelijkwaardigheid van buitenlandse studiebewijzen met Vlaamse studiebewijzen uitgereikt in het basisonderwijs en secundair onderwijs, en voor sommige Vlaamse studiebewijzen uitgereikt in het volwassenenonderwijs;
- vier maanden (120 kalenderdagen) voor de erkenning van de volledige gelijkwaardigheid van buitenlandse studiebewijzen met Vlaamse studiebewijzen uitgereikt in het hoger onderwijs;
- twee maanden (60 kalenderdagen) voor de erkenning van de niveaugelijkwaardigheid van buitenlandse studiebewijzen met Vlaamse studiebewijzen uitgereikt in het hoger onderwijs
De periodes waarin de dossierbehandelaar wacht op informatie van de aanvrager tellen niet mee voor de afhandelingstermijn. De uitgesloten wachtperiodes zijn:
- wachten op vervolledigen van het dossier;
- wachten op het ontvangen van de betaling of het vrijstellingsdocument;
- wachten op originele documenten
De periode waarin de dossierbehandelaar wacht op een advies van adviesverleners wordt wel in rekening genomen.
| Procedure | Aantal dossiers | Gemiddelde gerealiseerde afhandelingstermijn | Vastgestelde afhandelingstermijn |
|---|---|---|---|
| Hoger onderwijs onderzoek naar specifieke gelijkwaardigheid | 910 | 140 dagen | 120 dagen |
| Hoger onderwijs onderzoek naar niveaugelijkwaardigheid | 346 | 63 dagen | 60 dagen |
| Secundair onderwijs onderzoek naar specifieke gelijkwaardigheid | 76 | 66 dagen | 120 dagen |
| Secundair onderwijs onderzoek naar niveaugelijkwaardigheid | 1012 | 37 dagen | 120 dagen |
Het zijn vooral de complexere dossiers op het niveau van hoger onderwijs (doctoraat, master, bachelor en hoger beroepsonderwijs) waar het moeilijk is om de in de regelgeving vooropgestelde afhandelingstermijn te halen. Verschillende verklaringen zijn mogelijk:
- Enerzijds ontving NARIC-Vlaanderen in 2016 607 dossiers méér dan in 2015. De grote toestroom aan aanvragen van vluchtelingen heeft de werkdruk voor NARIC-Vlaanderen aanzienlijk verhoogd. Dit heeft uiteraard ook invloed op de gemiddelde afhandelingstermijn van de dossiers.
- Toename van vooral vluchtelingendossiers impliceert ook een complexere dossierafhandeling en een grotere tijdsbesteding voor de NARIC-medewerkers, o.a. door de zoektocht naar informatie en intensievere communicatiebehoeften.
- Om een kwaliteitsvolle beslissing te nemen is ook een grondig onderzoek vereist waarbij NARIC advies vraagt aan externe, professionele experts. Het is voor deze experts niet altijd mogelijk om binnen de afgesproken termijnen advies te leveren.
Doorlooptijden
De doorlooptijden zijn de afhandelingstermijnen plus de wachtperiodes. Het kan zijn dat NARIC ontbrekende stukken opvraagt, en dat het een hele tijd duurt vooraleer NARIC die ontvangt van de aanvrager. Het kan ook dat NARIC het originele diploma opvraagt voor een authenticiteitscontrole of bijkomende informatie opvraagt. Ook dit valt onder de categorie ‘wachtperiode’.
Onderstaande tabellen geven weer hoe lang het voor de aanvrager in 2016 gemiddeld duurde voor een aanvraag afgewerkt kon worden.
| Procedure | Aantal dossiers | Gemiddelde doorlooptijd |
|---|---|---|
| Hoger onderwijs onderzoek naar specifieke gelijkwaardigheid | 910 | 148 dagen |
| Hoger onderwijs onderzoek naar niveaugelijkwaardigheid | 346 | 71 dagen |
| Secundair onderwijs onderzoek naar specifieke gelijkwaardigheid | 76 | 68 dagen |
| Secundair onderwijs onderzoek naar niveaugelijkwaardigheid | 1012 | 50 dagen |